Bawaslu Babel Perkuat Pengelolaan Arsip, Pastikan Bukti Kerja Pengawasan Tertata

Pangkalpinang, Bawaslu Babel — Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Provinsi Kepulauan Bangka Belitung memperkuat tata kelola arsip melalui Rapat Pembinaan Arsip bertema “Optimalisasi Penyusutan Arsip dalam Mendukung Tertib Pengelolaan Arsip di Lingkungan Bawaslu Kepulauan Bangka Belitung”, Kamis (1/10/2026).

Anggota Bawaslu Babel yang membidangi Divisi Sumber Daya Manusia, Organisasi, Pendidikan dan Pelatihan (SDMOD), Jafri, mengatakan arsip merupakan bagian penting dari pelaksanaan tugas kelembagaan karena menjadi bukti dan rekam jejak pekerjaan yang telah dilakukan. “Arsip ini bukan sekadar dokumen yang disimpan, tetapi merupakan bukti kerja kita. Karena itu, bagaimana arsip dikelola, ditata, dan dipelihara menjadi bagian dari tanggung jawab kelembagaan,” ujar Jafri.

Menurut Jafri, pengelolaan arsip yang tertib akan memudahkan Bawaslu dalam menelusuri kembali dokumen ketika dibutuhkan, sekaligus mendukung akuntabilitas pelaksanaan tugas pengawasan. Karena itu, penataan arsip perlu menjadi perhatian bersama, bukan hanya menjadi pekerjaan petugas kearsipan.

Kepala Sekretariat Bawaslu Babel, Dini Yamashita, mengatakan setiap staf memiliki peran dalam pengelolaan arsip. Sebab, dalam menjalankan tugas dan fungsi kelembagaan, setiap pegawai menghasilkan, menggunakan, dan menyimpan arsip. “Semua staf adalah pengelola dan pemilik arsip. Maka semua penting ikut kegiatan hari ini,” ujar Dini.

Dini mengatakan kebutuhan penataan semakin penting karena Bawaslu menghasilkan banyak dokumen, khususnya selama tahapan Pemilu. “Di Bawaslu Babel banyak arsip, apalagi di tahapan Pemilu. Sekarang pada masa non-tahapan, waktunya kami mengelola arsip-arsip tersebut,” katanya.

Memasuki masa non-tahapan, Bawaslu Babel memanfaatkan waktu untuk menata kembali arsip yang telah tercipta. Arsip yang masih memiliki nilai guna perlu dipelihara, sementara arsip yang telah memenuhi ketentuan untuk dilakukan penyusutan diproses sesuai mekanisme kearsipan.

Untuk mendukung proses tersebut, Bawaslu Babel meminta pendampingan dari lembaga kearsipan daerah. Saat ini Bawaslu Babel juga memiliki dua arsiparis dan telah mendapatkan pendampingan dari Bawaslu RI. Penguatan dari lembaga kearsipan daerah tetap diperlukan untuk memastikan jajaran memahami mekanisme sekaligus memperoleh masukan dalam menangani volume arsip yang cukup besar.

Melalui pengelolaan arsip yang tertib, Bawaslu Babel tidak hanya menata dokumen, tetapi juga menjaga rekam jejak pelaksanaan tugas pengawasan agar dapat dipertanggungjawabkan dan ditelusuri ketika dibutuhkan. Upaya ini menjadi bagian dari penguatan tata kelola kelembagaan yang mendukung transparansi, akuntabilitas, serta pelayanan informasi publik.